La guía definitiva para la gestión del estado de pedidos en WooCommerce

¿Tienes problemas para controlar el estado de tus pedidos en WooCommerce y anhelas una experiencia de comercio electrónico optimizada? Si es así, podemos ayudarte.

Gestionar manualmente el estado de los pedidos puede ser frustrante y llevar mucho tiempo, además de aumentar el riesgo de errores. Hacerlo todo a mano puede dar lugar a una comunicación incoherente con los clientes, retrasos en el procesamiento de los pedidos e impedirle tener visibilidad en tiempo real de los pedidos en curso. 

Este artículo tratará los aspectos básicos de cómo gestionar mejor WooCommerce estado de los pedidos con herramientas más eficaces. Con la ayuda de los plugins adecuados, puede mejorar la gestión del estado de sus pedidos, ahorrando tiempo al personal, mejorando el proceso de realización de pedidos y ofreciendo una mejor experiencia a sus clientes.

Sumerjámonos.

Introducción a los estados de pedido de WooCommerce

Los estados de pedido son esenciales para las tiendas WooCommerce. Agilizan la gestión de pedidos, proporcionando una forma clara y estructurada de categorizar y realizar un seguimiento de los pedidos a lo largo del proceso de cumplimiento. La aplicación de estados específicos a un ID de pedido facilita la identificación de los pedidos pendientes, en espera o cancelados. 

El estado de los pedidos también puede mejorar la comunicación con los clientes. Puede asegurarse de que sus clientes permanezcan informados del progreso de su pedido a lo largo de su recorrido con notificaciones automáticas activadas por cambios en el estado del pedido, lo que proporciona una mejor experiencia del cliente y ahorra tiempo al personal al responder de forma preventiva a las consultas de los clientes.

Por último, la gestión eficaz del estado de los pedidos puede ayudar a reducir los costes operativos y aumentar la satisfacción del cliente al mejorar la eficiencia de los procesos de cumplimiento de pedidos. La automatización de las actualizaciones del estado de los pedidos reduce el número de pasos manuales en el proceso de cumplimiento, lo que puede reducir los costes de mano de obra, agilizar el procesamiento de pedidos y satisfacer a los clientes.

Estados de pedido por defecto y su significado

WooCommerce admite una serie de estados de pedido predeterminados. Mientras que algunos de estos estados se asignarán automáticamente en función de ciertos desencadenantes, otros tendrán que aplicarse manualmente a los pedidos, ya sea individualmente o en bloque. Por defecto, WooCommerce ofrece los siguientes estados de pedido:

• Pendiente de pago: Indica que se ha recibido un pedido pero aún no se ha procesado el pago. Por ejemplo, si un cliente elige pagar mediante transferencia bancaria, el pedido permanecerá en este estado hasta que se confirme el pago.
• Procesando: Indica que se ha recibido el pago y que el pedido se está preparando para su envío. Este estado se aplica automáticamente en cuanto se recibe el pago de un pedido.
• En espera: Este estado puede ser aplicado manualmente por el administrador de la tienda a cualquier pedido que necesite ser puesto temporalmente en espera.
• Completado: El administrador de la tienda suele establecer manualmente este estado una vez que el pedido se ha realizado y enviado al cliente.
• Cancelado: Este estado indica que un pedido ha sido cancelado por el administrador de la tienda o el cliente, y se aplica manualmente.
• Reembolsado: Este estado se establece después de que el propietario de la tienda inicie un reembolso, e indica que el pago ha sido devuelto al cliente debido a una cancelación o devolución.
• Falló: Indica que el procesamiento de la pasarela de pago falló o fue rechazado para el pedido. Este estado se aplica automáticamente si falla el método de pago del cliente.

Aunque algunos estados de pedido se aplican automáticamente en función de activadores específicos, como hemos visto, tendrás que aplicar manualmente otros. El proceso para hacerlo utilizando la funcionalidad por defecto de WooCommerce es sencillo:

1. Vaya a WooCommerce > Pedidos. Esto te llevará al panel de pedidos de WooCommerce. Desde aquí, puede cambiar manualmente el estado del pedido para pedidos específicos, ya sea individualmente o en bloque.

2. Para cambiar el estado de un pedido individual, haga clic en el pedido en cuestión y, a continuación, seleccione el nuevo estado que desea aplicar en el menú desplegable "Estado".

3. Para cambiar el estado de varios pedidos en bloque, vuelva al panel de pedidos y marque las casillas situadas junto a los pedidos cuyo estado desea actualizar. A continuación, seleccione "Cambiar estado a [nuevo estado]" en el menú desplegable de acciones masivas, donde [nuevo estado] se sustituye por el estado de pedido existente al que desea cambiar los pedidos.

Aunque la funcionalidad por defecto del estado del pedido de WooCommerce es un gran punto de partida, tiene varias deficiencias:

• Algunos estados de los pedidos deben actualizarse manualmente, lo que puede llevar mucho tiempo a los propietarios de las tiendas, sobre todo a los que tienen tiendas más grandes que gestionan un mayor volumen de pedidos.
• Los propietarios de tiendas están limitados a los estados de pedido base de WooCommerce - para crear estados de pedido personalizados y tener un control más granular sobre su proceso de cumplimiento de pedidos, necesitará un plugin complementario.
• La funcionalidad predeterminada de WooCommerce para enviar actualizaciones automáticas a los clientes cuando cambia el estado de sus pedidos es algo básica, con una personalización limitada y sin opción de crear nuevas notificaciones.

Para superar estas limitaciones, necesitarás la ayuda de plugins complementarios para mejorar la funcionalidad existente del estado de los pedidos de WooCommerce. Vamos a explorar algunas de las mejores herramientas para el trabajo un poco más adelante en este artículo.

Creación y gestión de estados de pedido personalizados

Las ventajas de crear estados de pedido personalizados son considerables: Implementarlos eficazmente puede ayudar a mejorar la organización, la comunicación y los flujos de trabajo personalizados.

Los propietarios de tiendas WooCommerce pueden definir estados que se alineen con procesos de negocio específicos o comunicar información específica relacionada con el pedido a sus clientes. Estos son algunos ejemplos de los tipos de estados de pedido personalizados que puede crear para diferentes tipos de productos, en función de las necesidades de su negocio:

• Productos físicos: "En espera de stock", "Listo para recoger", "Pendiente de entrega".
• Productos digitales: "Clave de licencia generada", "Descarga disponible".
• Servicios o eventos: "Cita programada", "Billete confirmado".

Hay dos formas principales de crear estados de pedido personalizados en WooCommerce - usando fragmentos de código o usando plugins.

Los fragmentos de código son más adecuados para propietarios de tiendas con experiencia en codificación PHP o con acceso a un desarrollador experimentado. Aunque se trata de un método más complejo para añadir estados de pedido personalizados a su sitio de WordPress, también ofrece una mayor flexibilidad, lo que le permite configurar los detalles específicos de su nuevo estado de pedido, configurar activadores de notificación y mucho más.

El uso de plugins para añadir estados de pedido personalizados a tu tienda WooCommerce ofrece una alternativa más sencilla. Los plugins de estados de pedido personalizados proporcionan una interfaz fácil de usar que hace que incluso los propietarios de tiendas sin conocimientos técnicos puedan añadir y configurar fácilmente nuevos estados de pedido.

Dependiendo de las características del complemento específico, los propietarios de la tienda podrán crear nuevos estados de pedido personalizados, configurar el envío de notificaciones automáticas en distintas fases del flujo de trabajo de cumplimiento o incluso automatizar los cambios de estado de los pedidos.

Para recapitular, he aquí un desglose de los pros y los contras de usar fragmentos de código frente a plugins para añadir estados de pedido personalizados en WooCommerce:

	Pros	Contras
Fragmentos de código	Mayor control sobre la funcionalidad; sin carga adicional de plugins, lo que aumenta la velocidad del sitio; sin dependencia de actualizaciones de terceros.	Requiere conocimientos de codificación; posibilidad de errores o conflictos; el mantenimiento puede llevar mucho tiempo.
Plugins	Fácil de usar; actualizaciones periódicas; asistencia profesional; no requiere conocimientos de programación.	Posible tiempo de carga adicional del sitio y dependencia de terceros desarrolladores para actualizaciones y correcciones de errores.

En última instancia, la mayoría de los propietarios de tiendas WooCommerce encontrarán que los plugins son la mejor opción. Estos complementos no requieren ningún conocimiento de codificación y vienen con interfaces fáciles de usar, por lo que es más fácil acceder a la funcionalidad que desea. 

Independientemente del método que elijas para añadir estados de pedido personalizados a tu tienda WooCommerce, sigue siendo importante tener en cuenta las siguientes prácticas recomendadas a la hora de crear y gestionar tus estados de pedido personalizados: 

• Utilice nombres de estado claros y descriptivos. No utilice frases ambiguas o rebuscadas que puedan confundir a los clientes o a su equipo interno de cumplimiento. 
• Asigne colores a los estados de sus pedidos. Añadiendo los colores apropiados a sus diferentes estados, los hace mucho más fáciles de reconocer de un vistazo para su personal de cumplimiento al revisar los pedidos en el back-end de WooCommerce, aumentando la eficiencia.
• Alinee sus estados con las etapas de su flujo de trabajo de cumplimiento. Cada estado debe corresponder a un paso específico del proceso, lo que permite a su equipo realizar un seguimiento preciso del progreso del pedido.
• Revise y actualice regularmente los estados de sus pedidos personalizados para garantizar que siguen alineados con las prioridades de la empresa. Eliminar los estados que ya no son relevantes agiliza las operaciones y reduce el riesgo de confusión del personal y los clientes. 

Herramientas y plugins para la gestión del estado de los pedidos

Como hemos visto, el uso de plugins para mejorar la gestión del estado de tus pedidos en WooCommerce tiene varias ventajas. Dicho esto, con una enorme variedad de plugins de gestión de pedidos disponibles, puede ser un reto elegir la opción adecuada para tu tienda online.

Para ayudarle a empezar, a continuación hemos explorado algunos de los aspectos más plugins populares para la gestión del estado de los pedidos y presentó brevemente sus características y ventajas.

Notificación de flujo

Notificación de flujo es una potente herramienta de gestión del estado de los pedidos que también ofrece potentes notificaciones automáticas a través de múltiples canales de comunicación, incluyendo SMS, correo electrónico y WhatsApp. Al permitirle crear estados de pedido personalizados y utilizar estos estados para activar potentes notificaciones automáticas, Flow Notify ayuda a crear un flujo de trabajo de cumplimiento más eficiente a la vez que impulsa el compromiso del cliente.

Una de las principales funciones de Flow Notify es la posibilidad de crear un número ilimitado de estados de pedido personalizados y colocarlos según sea necesario en el flujo de trabajo de tramitación. De este modo, los propietarios de las tiendas tienen un control más detallado de la tramitación de los pedidos, lo que aumenta la eficiencia y mejora la experiencia de los clientes.

El otro gran beneficio de Flow Notify es su funcionalidad de notificación automatizada. Al aprovechar esta característica, los propietarios de tiendas WooCommerce pueden crear notificaciones personalizadas para enviar a los clientes en cualquier etapa del proceso de cumplimiento, desencadenada por los cambios en el estado del pedido.

Mejor aún, esta comunicación puede ser altamente personalizada mediante el uso de campos de datos de WooCommerce, que incorporan dinámicamente información relevante en las notificaciones, mejorando la claridad del mensaje y ayudando a los clientes a entender mejor el estado de sus pedidos.

Realizar un seguimiento del estado de los pedidos y de las notificaciones es muy sencillo desde el panel de control de Flow Notify. El plugin incluye incluso un feed de actividad que sirve como eje central para realizar un seguimiento de la comunicación con el cliente y garantizar que todas las notificaciones se envían correctamente.

Por sólo $49 al año, incluida una garantía de devolución del dinero de 30 días, Flow Notify es una opción asequible que le ayudará a impulsar la gestión del estado de sus pedidos y la comunicación con sus clientes.

Gestor de estado de pedidos WooCommerce

Gestor de estado de pedidos WooCommerce es otra opción para la creación y edición de estados de pedidos personalizados. Facilita la integración de los estados personalizados en el flujo de gestión de pedidos, garantizando que su equipo pueda seguir y gestionar fácilmente los pedidos en función de su estado. 

El plugin viene con varias características diseñadas para darle poder y hacer que el procesamiento de pedidos sea más fluido. Por ejemplo, permite enviar correos electrónicos con nuevos pedidos en función de los cambios de estado, y los estados de pedido personalizados se integran en las acciones de pedidos masivos para que el flujo de trabajo sea fluido.

También puede mostrar descripciones del estado del pedido a los clientes en la página "Ver pedido". Esta información complementaria permite a los clientes comprender mejor el significado de cada estado de pedido, lo que reduce la confusión y las consultas al servicio de atención al cliente.

Finalmente, WooCommerce Order Status Manager te da la posibilidad de marcar los estados de los pedidos como "Pagado" o "Requiere pago", reduciendo la posibilidad de cualquier confusión sobre el estado de pago del pedido, y facilitando una mejor comunicación con el cliente. 

Seguimiento de la situación

Seguimiento de la situación es una potente opción para las empresas que buscan un sólido seguimiento del estado de los pedidos. Ofrece la posibilidad de asignar pedidos a clientes específicos, mejorando la granularidad de los datos de seguimiento disponibles para unas operaciones más fluidas. 

También hay una función para delegar pedidos a los representantes de ventas. Esta herramienta permite asignar los pedidos a los miembros del personal que estén en mejores condiciones de tramitarlos, lo que aumenta la eficacia de la gestión de pedidos y la responsabilidad del personal. 

Del mismo modo, también puede designar ubicaciones para los pedidos. Esta función es útil si su empresa depende de una red de almacenes o sucursales locales, ya que garantiza que los pedidos se encaminen por los canales correctos. 

Status Tracking se integra a la perfección con el sistema de pedidos de WooCommerce y ofrece opciones de gráficos avanzados, diseño y estilo. Esto te permite adaptar la herramienta a la imagen de tu marca y a los requisitos de tus clientes, creando una experiencia de compra más cohesionada. 

Por último, al igual que Flow Notify, Status Tracking permite configurar alertas por SMS. De este modo, sus clientes podrán conocer de inmediato los cambios de estado en un formato que a muchos les resultará cómodo. 

Es importante tener en cuenta las necesidades específicas de tu tienda a la hora de elegir un plugin de gestión del estado de los pedidos. Por ejemplo, si estás buscando mejorar la comunicación con el cliente con la ayuda de notificaciones automáticas, Flow Notify será una gran opción para tu tienda. Por otro lado, si buscas funciones más específicas de gestión del estado de los pedidos, Status Tracking puede ser la mejor opción.

Para aquellos que buscan una opción completa, Flow Notify destaca como un complemento con numerosas funciones que permite a los propietarios de tiendas mejorar la gestión del estado de sus pedidos y controlar de forma detallada el flujo de trabajo de ejecución, al tiempo que ofrece una experiencia perfecta a los clientes. 

Automatización y optimización de las actualizaciones del estado de los pedidos con Flow Notify

Como hemos visto, Flow Notify ofrece una serie de funciones para ayudar a optimizar la gestión del estado de los pedidos de WooCommerce. A la vanguardia de esto está la capacidad de crear estados de pedidos personalizados, que se pueden configurar en tan sólo unos sencillos pasos:

1. Con Flow Notify instalado y activado, vaya a Flow Notify > Estado del pedido, y haga clic en "Añadir". 
2. Añada un nombre, un slug y una descripción para su nuevo estado de pedido, y configure cómo aparecerá el estado en el backend de su tienda, incluyendo el color del texto, el color de fondo del texto y el icono de estado.

3. Establezca los "Estados siguientes" para determinar la ubicación del estado en su flujo de trabajo de cumplimiento, y especifique también un estado de pedido predeterminado al que el estado personalizado pueda volver si decide eliminarlo más adelante.
4. Por último, decide si el estado será visible en la lista desplegable "Acciones masivas" para poder aplicar fácilmente tu estado de pedido personalizado a varios pedidos. También puedes configurar si los pedidos etiquetados con tu nuevo estado de pedido aparecerán en tus informes de WooCommerce. 

Eso es todo - su nuevo estado del pedido se puede aplicar a los pedidos de inmediato. Para sacar aún más partido a su estado de pedido personalizado, Flow Notify también le permite enviar notificaciones automáticas por correo electrónico, SMS y WhatsApp, activadas por los cambios en el estado del pedido. Para obtener más información, puede consultar Guía dedicada de Flow Notify sobre la creación de notificaciones de pedidos personalizadas.

Controla hoy mismo el estado de tus pedidos en WooCommerce

Comprender y gestionar correctamente los estados de los pedidos de WooCommerce es esencial para mantener un proceso de tramitación de pedidos eficiente para tu tienda online. Además de agilizar el procesamiento de pedidos, la gestión eficaz del estado de los pedidos es esencial para crear una experiencia perfecta para sus clientes.

Si comunica a sus clientes las actualizaciones del estado de sus pedidos de forma clara y periódica, se asegurará de que sepan en todo momento en qué punto se encuentran sus pedidos, ofrecerá una mejor experiencia al cliente y reducirá la necesidad de que se pongan en contacto con su equipo de cumplimiento para realizar consultas de asistencia, con el consiguiente ahorro de tiempo para su personal.

Aunque WooCommerce viene con soporte integrado para la gestión del estado de los pedidos, tiene sus limitaciones. Si estás buscando un control más granular sobre tu flujo de trabajo de cumplimiento, la opción de crear tus propios estados de pedido personalizados u opciones de notificación más extensas, querrás considerar una solución de gestión de pedidos dedicada.

Gracias a su compatibilidad con la creación de estados de pedidos personalizados, sus potentes notificaciones automatizadas en múltiples plataformas y su panel de control cohesivo, Flow Notify destaca como una solución integral para mejorar la gestión del estado de tus pedidos en WooCommerce.

Empezar a utilizar Flow Notify para experimentar por sí mismo el impacto transformador que el plugin puede tener en el proceso de cumplimiento de pedidos de su tienda WooCommerce.

Si necesitas ayuda para integrar Flow Notify con tu tienda WooCommerce, conéctese con nosotros hoy mismo