Open Studio

Open Studio es una de las principales plataformas del mundo para aprender jazz en línea, con más de 40,000 estudiantes en todo el mundo. Colaboran con algunos de los nombres más importantes del jazz, incluyendo a Christian McBride, Aaron Parks, Greg Hutchinson y Fred Hersch, entre otros. Esto posiciona a Open Studio como la comunidad de jazz en línea más grande, ofreciendo cursos, eventos en vivo y una comunidad vibrante para músicos de jazz de todos los niveles. La plataforma ha ganado popularidad a través del canal de YouTube de Open Studio, dirigido por los instructores Peter Martin (Co-Fundador y CEO) y Adam Maness (Director Creativo).

Al principio, Open Studio funcionaba con una combinación de tres plataformas diferentes:

• Circle.so para su comunidad.
• Podia para comercio electrónico y alojamiento de cursos.
• WordPress para procesar las suscripciones de los primeros clientes.

Esta configuración fragmentada creaba numerosos puntos conflictivos: Los datos estaban dispersos en distintos sistemas, lo que dificultaba la gestión eficaz de la información de los usuarios, los pagos y las afiliaciones. Además, mantener la continuidad a través de múltiples pasarelas de pago, especialmente para las suscripciones, era todo un reto. Estas ineficiencias se convirtieron en un obstáculo a medida que el público de Open Studio crecía y sus necesidades evolucionaban, empujándoles a buscar una plataforma única, unificada y sin fisuras.

El desafío

Open Studio, consciente de la ineficacia de la gestión de varias plataformas y de la necesidad de una experiencia de cliente más ágil, recurrió a Saucal en busca de una solución integral. Su principal objetivo era consolidar sus tres sistemas distintos en una plataforma WordPress unificada. Además, querían mantener la continuidad de los pagos, los datos de los usuarios y las afiliaciones minimizando el tiempo de inactividad.

Nuestra tarea estaba clara:

• Migrar todos los datos: Los usuarios, las afiliaciones, los productos, el contenido de los cursos y los historiales de pago debían transferirse de Podia, Circle.so y WordPress a una única plataforma sin pérdida de datos.
• Mantener la continuidad de los pagos y las suscripciones: La función de pago y renovación automática de las suscripciones debía transferirse sin problemas a través de varias pasarelas de pago (Stripe, PayPal, etc.) sin que se produjeran interrupciones en los pagos en curso ni en los anteriores.
• Minimizar el tiempo de inactividad: Toda la migración debía completarse con un tiempo de inactividad mínimo.
• Mejoras personalizadas: Open Studio también quería añadir nuevas funciones para optimizar la funcionalidad del sitio.

Lo que estaba en juego

Cualquier tiempo de inactividad podría provocar importantes interrupciones: las suscripciones podrían no procesarse, los usuarios podrían quedar bloqueados en la plataforma, las sesiones en directo podrían interrumpirse y los miembros podrían perder el acceso al contenido de los cursos. Esto afectaría directamente a la satisfacción del cliente y podría provocar una pérdida de ingresos.

Dado que los usuarios de Open Studio están repartidos en distintas zonas horarias, era esencial garantizar una migración fluida con un tiempo de inactividad mínimo. Además, teníamos que garantizar la conservación de todos los datos de los usuarios, desde los miembros activos hasta los que tenían suscripciones caducadas. 

El éxito de la migración fue fundamental para mantener la continuidad de la empresa, el compromiso de los usuarios y la reputación de Open Studio como plataforma de aprendizaje fiable y de primera clase.

Resultados

• Migración suave: Migramos con éxito todos los datos – usuarios, cursos, membresías, transacciones, etc. – sin perder ninguna información de los clientes.
• Cero interrupciones en el pago y las suscripciones (antiguas y nuevas): Pusimos en pausa y reanudamos todas las suscripciones de Stripe y PayPal, asegurándonos de que los pagos de los clientes continuaran sin que fuera necesaria ninguna acción por su parte.
• Tiempo de inactividad mínimo: Todo el proceso de migración sólo requirió dos horas de inactividad.
• Mayor funcionalidad del sitio: Desarrollamos un nuevo panel de control personalizable para los miembros, añadimos un calendario de eventos en directo, mejoramos las funciones de búsqueda, creamos un sistema de marcadores personalizado y realizamos muchos otros ajustes personalizados, todo ello integrando la comunidad Circle.so en el sitio de WordPress con inicio de sesión SSO.

La capacidad de Saucal para gestionar esta compleja migración al tiempo que mejoraba la funcionalidad de nuestro sitio fue impresionante. Su gran experiencia en WooCommerce y WordPress les convirtió en el socio perfecto para nosotros. La transición se completó con solo dos horas de inactividad, lo que minimizó las interrupciones para nuestros clientes y evitó cualquier pérdida de ingresos.

Dan Martin, Director de Operaciones y Cofundador de Open Studio

El proceso

💻 Comenzamos con una sesión de descubrimiento en profundidad para comprender las complejidades de la configuración actual de la plataforma de Open Studio y sus objetivos de migración. Nuestra primera prioridad fue garantizar que no se perdiera ningún dato de cliente ni transacción durante el proceso. 

Para lograrlo, creamos un potente script de migración automatizada que transfería datos masivos -incluida información de usuarios, pedidos y afiliaciones- desde archivos CSV. Este script nos permitió procesar una migración preliminar una semana antes del lanzamiento final. También nos permitió identificar y omitir los registros que ya se habían procesado, lo que hizo que la migración final fuera eficiente y garantizó que no hubiera pérdida de datos.

Una semana antes del lanzamiento se realizó una migración preliminar para detectar posibles problemas, y la migración final se llevó a cabo en un periodo de inactividad de dos horas cuidadosamente orquestado.

Nuestros pasos clave para la migración:

Migración de datos:

• Transferidos todos los usuarios activos y pasados de Podia, WordPress y Circle.so.
• Migración de productos, cursos, membresías y datos históricos de pago a la nueva configuración de WooCommerce.
• Importado todo el contenido del curso a LearnDashun potente plugin LMS (Learning Management System) para WordPress. Esto permitió a Open Studio crear, alojar y gestionar todo el contenido de sus cursos directamente en WordPress, garantizando una experiencia de aprendizaje fluida y la continuidad para los estudiantes.

Gestión de suscripciones:

• Aprovechamos la API de Stripe para pausar todas las suscripciones activas en Podia antes de migrarlas a WooCommerce Subscriptions y luego las reactivamos sin requerir ninguna acción por parte de los clientes. Este proceso meticuloso garantizó que no se perdieran pagos y que ningún usuario tuviera que realizar pasos adicionales.
• Se conservaron todos los historiales de pago al mapear las transacciones pasadas en el historial de pedidos de WooCommerce.

Mejoras personalizadas:

• Integramos la comunidad Circle.so en el sitio de WordPress con autenticación automática SSO. De este modo, los usuarios podían alternar fácilmente entre la comunidad y el resto del sitio sin necesidad de iniciar sesión varias veces.
• Desarrollamos un panel de control personalizable para los miembros, un calendario de eventos en directo y herramientas de búsqueda mejoradas para filtrar los cursos por artista, nivel de destreza o instrumento.

Validación final:

Una vez completada la propagación de DNS y activada la nueva plataforma WordPress, realizamos una validación final de todo el sistema para asegurarnos de que todos los datos se habían transferido correctamente y de que todas las funciones eran plenamente funcionales.

⭐ Como puede ver, nos aseguramos de que la migración de Open Studio fuera fluida, eficiente y se completara sin pérdida de datos. En este proyecto no se trataba solo de transferir datos, sino de transformar la plataforma de Open Studio en una experiencia más sólida y con más funciones para sus clientes.

Conclusión

La colaboración de Open Studio con Saucal no sólo pone de manifiesto la experiencia necesaria para superar complejos retos técnicos, sino que también subraya el enorme potencial de WordPress como plataforma altamente personalizable y escalable. 

Con nuestro equipo de expertos y la configuración adecuada, WordPress puede integrar y dar soporte sin problemas a todos los aspectos de un negocio, desde el comercio electrónico hasta el alojamiento de contenidos, la gestión de comunidades y mucho más. Nuestro profundo conocimiento de WooCommerce y WordPress nos permitió hacer precisamente eso para Open Studio, creando una plataforma unificada que mejora tanto la funcionalidad como la experiencia del usuario. La plataforma de Open Studio es ahora más ágil, fácil de usar y está preparada para crecer.

Nuestra transición a una plataforma WordPress unificada fue suave y sin dolor gracias a Saucal. Las nuevas funciones que desarrollaron para nosotros han llevado nuestro sitio al siguiente nivel, y la migración fue impecable.

– Dan Martin, Director de Operaciones y Cofundador de Open Studio

Si tu empresa se enfrenta a una migración compleja o a un desafío técnico, tenemos la experiencia necesaria para garantizar una transición fluida y sin complicaciones. Al igual que hicimos con Open Studio, trabajaremos estrechamente contigo para desarrollar soluciones de WooCommerce personalizadas que contribuyan a tu éxito a largo plazo.

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