Trabajar desde casa y gestionar un equipo a distancia
Las plataformas de código abierto de WordPress y WooCommerce realmente encarnan el espíritu de libertad, dándonos la capacidad de trabajar desde cualquier lugar del planeta. En Saucal, creemos que las personas son más productivas en el entorno en el que se sienten más cómodas. Como empresa distribuida, nuestro equipo está repartido por todo el mundo, al igual que nuestros clientes. En este artículo, le mostraremos cómo el trabajo a distancia beneficia a ambos.
Las ventajas de trabajar en un entorno distribuido
Poder romper con el típico horario de 9 a 5 es el sueño de muchos. Estas son algunas de las razones por las que nos encanta trabajar a distancia:
1. Tiempo de desplazamiento cero
No pasamos horas atrapados en el tráfico ni tenemos que lidiar con autobuses y trenes abarrotados. Esto reduce el estrés y aumenta las horas productivas del día.
2. Un horario más flexible
La posibilidad de controlar nuestros propios horarios y jornadas laborales es algo muy importante. Nos permite recoger a los niños después del colegio, practicar deportes o dedicar tiempo a nuestras aficiones. Como ventaja añadida para nuestros clientes internacionales, estamos disponibles para colaborar en un horario más amplio.
3. Sin código de vestimenta
La regla es sencilla: podemos trabajar en pijama, en esmoquin o envueltos en una manta. Podemos vestirnos como queramos, o no vestirnos (siempre que no tengamos reuniones en vídeo).
4. Más tiempo para las personas importantes de nuestra vida
Es increíble poder pasar más tiempo al día con las personas que queremos, con nuestra mascota en el regazo o visitando a la familia.
5. Trabajar desde cualquier lugar
Cuando el trabajo se hace en el portátil, da igual que estemos en la playa, en la montaña o en una nave espacial. Podemos trabajar desde cualquier sitio, siempre que haya conexión a Internet. Para algunos, esto puede significar la libertad de explorar el mundo. Para otros, les da más oportunidades de conectar con la familia. Laurapor ejemplo, va a ver a sus abuelos a menudo. En verano, Mitchell visita a sus padres y vive en la remota naturaleza durante unas semanas.
6. Acceso a una mayor reserva de talento
Cuando buscamos gente para trabajar con nosotros, no estamos limitados geográficamente. Tenemos el mundo entero para buscar a los mejores, ¡y los encontramos!
Los retos de trabajar en un entorno distribuido
Adaptarse a una nueva rutina puede ser duro al principio, pero tenemos algunas estrategias para ayudarle con el reto.
1. Distracciones
Las distracciones en casa pueden ser difíciles de superar, sobre todo si tienes niños o mascotas (¡o un compañero de piso o pareja al que le encanta charlar!). Sin embargo, si trabajar desde casa es su realidad cotidiana, nuestro mejor consejo es que cree un espacio de trabajo exclusivo en su hogar. Esto ayuda a minimizar las distracciones y, lo que es más importante, separa las "horas de oficina" de las "horas en casa". Haz saber a la gente de tu casa que, durante las horas de oficina, las interrupciones deben ser mínimas. Por otro lado, cuando salgas de tu oficina, puedes crear fácilmente la separación física y mental necesaria para sentir que ya no estás en el trabajo.
2. La disciplina es un requisito.
Tendrás que determinar tu horario de trabajo y reservar tiempo para tu vida personal. La mejor forma de hacerlo es desactivar las alertas (como las notificaciones de Slack y los correos electrónicos de trabajo) una vez finalizado el horario laboral del día. De este modo, te conectas al trabajo durante las horas laborales y te desconectas cuando llega la hora de desconectar. Esto, junto con definir límites para la familia y los amigos durante las horas de trabajo, son pasos sencillos pero necesarios para tener un entorno más productivo.
3. Falta el componente social
Para quienes no están acostumbrados a trabajar a distancia, la falta de comunicación cara a cara puede ser uno de los mayores inconvenientes. Cuando estás en una oficina física con otras personas, no sólo hablas de trabajo, sino también de tu perro, de tu familia, de la película que viste anoche. Estas interacciones cotidianas pueden perderse al pasar a trabajar a distancia, y es importante no perder ese aspecto social.
Hay formas de aliviar el dolor de la distancia que son bastante fáciles de implementar, como:
- Crear un canal #random en tu herramienta de comunicación;
- Organizar videoconferencias semanales para hablar de cualquier tema que no sea el trabajo, con el fin de controlarse mutuamente (que sean breves, idealmente de menos de una hora);
- Crear una "sala de vídeo abierta" para que todo el mundo pueda unirse y sentir que está al lado del otro.
También es bueno tener una actividad fuera del trabajo, preferiblemente en el meatspace. Para algunos, es ir al gimnasio. Para otros, es llevar a nuestros hijos o mascotas al parque, o participar en un hobby fuera de casa, donde podamos socializar con otras personas.
Nota sobre el distanciamiento físico
Elegimos publicar este artículo durante la pandemia de COVID-19, en la que muchas personas se ven obligadas a trabajar desde casa. No miento, no hubo casi ningún cambio en nuestro estilo de vida, aparte del hecho de que tenemos ansiedad por el papel higiénico, y el pánico compramos algunas cosas en Amazon.
Sin embargo, debemos destacar que durante tiempos normales recomendamos encarecidamente la conexión física siempre que sea posible. Nuestro encuentro anual contribuye de forma increíble a levantar la moral del equipo y a estrechar los lazos entre nosotros.
Queremos dejar claro que, durante COVID-19, no deberías hacer meetups físicos, y más bien deberías quedarte en casa.
Gestión de un equipo remoto
La gestión a distancia añade una nueva capa de complejidad. No ves a tus homólogos cara a cara, te bombardean con mensajes instantáneos todo el día y, sin embargo, necesitas una comunicación fluida con todo el equipo. Entonces, ¿cómo mantener el equipo ordenado y bien gestionado?
- Comunicación en tiempo real - Utilizamos Slack para comunicarnos con el equipo y nuestros clientes. Nos permite organizar nuestras conversaciones, buscar fácilmente archivos y mensajes antiguos e integrarnos a la perfección con herramientas de terceros.
- Establecer expectativas - Es importante establecer expectativas tanto para nuestros clientes como para nuestro equipo. Tenemos claro nuestro horario de trabajo, y no se espera que ningún miembro del equipo responda fuera de ese horario a menos que se trate de una emergencia real.
- Gestión del Consejo - La gestión de proyectos es esencial para mantener las tareas organizadas y saber qué está haciendo cada miembro del equipo. Así podemos programar las peticiones de nuestros clientes en consecuencia.
- Control del tiempo - Necesitamos saber exactamente cómo se emplea el tiempo de cada miembro del equipo y si se ajusta a nuestras estimaciones. Esto nos permite maximizar la productividad del equipo, mejorar las estimaciones y los presupuestos, y compensar a nuestro personal de forma justa. Utilizamos Hubstaff vinculado con nuestro sistema PM, que permite obtener estadísticas en tiempo real del tiempo dedicado a cada proyecto y tarea.
Entendemos que no todo el mundo se desenvuelve bien en este tipo de entorno, por lo que debemos tenerlo en cuenta a la hora de elegir a los nuevos miembros del equipo.
Nuestro equipo puede trabajar en cualquier parte del mundo, en el horario que mejor les convenga. Sin embargo, necesitan una excelente capacidad de gestión del tiempo y estar disponibles para colaborar con los clientes y el equipo. Esto significa que deben estar presentes e informarnos periódicamente de su situación. La clave está en la comunicación.
Las personas que deseen unirse al equipo de Saucal deben tener buenos hábitos de control del tiempo, organización y autogestión.
Mantener la motivación del equipo
No todo puede ser trabajo duro. Como no tenemos el contacto diario con nuestros colegas, conectamos de otras maneras:
- Incentivamos los chats fuera del trabajo en nuestra plataforma de comunicación - Tenemos un canal de chat "aleatorio", así como otros canales no relacionados con el trabajo para hablar de cosas como juegos, películas y salud.
- Chats de equipo - Nos reunimos semanalmente por videoconferencia para charlar, hablar de nuestra semana y comentar lo que nos pasa en la vida.
- Retiros anuales - Celebramos un retiro anual, siempre en una parte distinta del mundo, para disfrutar de la compañía de los demás. Allí conocemos caras nuevas, estrechamos nuestras relaciones de equipo e intercambiamos ideas sobre cómo mejorar la experiencia de nuestros clientes.
Consejos profesionales: Trabajar desde casa
Mucha gente que se inicia en el trabajo a distancia tiene problemas para rendir menos al principio: ¡incluso les pasó a nuestros cofundadores cuando dejamos la oficina hace 8 años! Pero a lo largo de los años hemos aprendido mucho, y aquí tienes nuestros consejos profesionales para ayudarte a ser una superestrella cuando trabajes desde casa.
Dom - Nuestro cofundador
- Despeja un nuevo lugar tranquilo para trabajar desde casa. Deshazte de todas las distracciones en tu espacio exclusivo.
- Utiliza un calendario para "bloquear el tiempo". Mientras que las listas de tareas estándar te ayudan a priorizar qué necesita hacerse, el bloqueo del tiempo dice cuando se hará. Intenta que los bloques no superen las 2 horas (es lo máximo que uno puede concentrarse en una sola tarea). Sin bloqueo temporal, tiendo a ampliar el trabajo para llenar el tiempo de finalización. Muchos trabajadores remotos novatos se sienten así, ya que no se centran en la gestión del tiempo.
- Averigüe cuáles son los momentos del día más importantes para usted y su familia, y trabaje en función de ellos.
- No tengas miedo de sobrecomunicar y establecer recordatorios para que las cosas no se te escapen de las manos.
- Cuenta con el tethering en algunos lugares a los que viajes debido a la poca fiabilidad de Internet. Ten siempre una copia de seguridad a la que puedas recurrir.
Mitch - Nuestro otro cofundador
- Un espacio de trabajo dedicado y cómodo marca la diferencia.
- Cuando estés sentado en tu escritorio, asegúrate de que todo lo que tengas detrás tenga buen aspecto. Como vas a hacer muchas videollamadas, quieres que tu espacio sea atractivo y no distraiga. En caso de duda, utiliza una pared en blanco y evita las de colores llamativos (como el verde neón, por ejemplo). Por último, asegúrate de que la fuente de luz viene de delante, no de arriba ni de detrás. Por eso, mi escritorio está casi siempre frente a una ventana.
- Mantente ocupado. Si no trabajas mucho, te irás a la cocina.
- Cuando se trabaja desde casa, las personas autogestionadas y automotivadas son las más productivas. A la hora de contratar, tenlo en cuenta y capacita a las personas para que sean así.
- A diferencia de las empresas físicas, las personas que trabajan a distancia no tienen el feedback diario cara a cara. Quieren y esperan evaluaciones de rendimiento. Hazlas a menudo, y sé sincero y directo.
- Invierte en una buena silla.
Rico - Nuestro analista de negocio
- Encontrar un equilibrio entre el trabajo y la vida personal. No hay una receta estándar: Algunas personas necesitan horarios fijos, y otras prefieren trabajar en pequeños trozos durante el día.
- Forma equipo con personas que complementen tus habilidades y entiendan y acepten el trabajo a distancia.
- Documéntalo todo. Te ayudará a limpiar tu cerebro y te facilitará compartir los conocimientos con tu equipo.
- Haga hincapié en la comunicación escrita y asíncrona. Utilice las llamadas sólo para colaborar o para presentaciones especiales.
- Sé autónomo, autodidacta y curioso. Intenta encontrar la manera de sortear los obstáculos que se te presenten y consulta con tus compañeros de equipo siempre que sea necesario.
- Sea personal con su equipo y sus clientes.
- Divertirse ayuda mucho.
Chris - Nuestro especialista en control de calidad
- No dejes que ninguna pregunta te detenga. Si necesitas información para avanzar en tus tareas o no tienes algo claro, pregunta. Si tu pregunta puede ayudar a otros compañeros, documéntala y compártela.
- Sé proactivo. Mantente ocupado. Si se te acaban las tareas, pide más y sé rápido para ayudar a los demás si lo necesitan.
- Lleva una lista actualizada de tareas pendientes y confírmalas con tu jefe. Delega las tareas que sabes que otros compañeros harán mejor.
- Envía un resumen diario a tu jefe al final del día. Tiene que estar al corriente de lo que hace todo el mundo. Señala los obstáculos a los que te enfrentas y las respuestas que necesitas.
Bart - Nuestro desarrollador superestrella
- Comprueba a diario el estado de las personas implicadas en tu trabajo, como tu jefe, otros desarrolladores y clientes.
- Cree un entorno seguro para hablar de las vulnerabilidades, no sólo laborales, sino también de los problemas de la vida.
- Utiliza las herramientas adecuadas para comunicarte y cooperar, como Zoom o Discord.
- Si su equipo y sus clientes están repartidos por todas partes, trabaje en función de las zonas horarias.
¿Y en su lugar de trabajo? ¿Trabajas en un entorno distribuido? Comparte algunos de tus consejos en los comentarios.
